Jeśli jesteś właścicielem firmy, wiesz, jak ważne jest właściwe przechowywanie dokumentów księgowych. W końcu dokumenty źródłowe – rachunki, faktury i paragony – są podstawą każdej transakcji w historii finansowej Twojej firmy.
W przypadku kontroli dokumenty te mogą być cennym źródłem informacji. Jednak ich uporządkowanie i zarządzanie nimi może być również kłopotliwe.
Bony księgowe
Bony księgowe to rodzaj dokumentu, który służy jako dowód transakcji biznesowej. Są one również znane jako dokumenty źródłowe, ponieważ identyfikują źródło transakcji.
W księgowości stosuje się wiele rodzajów bonów. Najczęściej spotykane są kwity, noty kasowe, odcinki wypłaty, czeki i faktury.
Te bony są używane do rejestrowania płatności gotówką lub czekami, a także do wspierania transakcji bezgotówkowych, takich jak sprzedaż kredytowa towarów, inwestycje, środki trwałe itp.
Bony są tworzone przez dział księgowy w celu udokumentowania transakcji na podstawie dokumentów źródłowych dostępnych dla danego typu transakcji. Księgowi muszą wybrać odpowiedni rodzaj vouchera do przygotowania dla danej transakcji, upewnić się, że strona debetowa i kredytowa są zbilansowane oraz przypisać właściwy tytuł konta, aby uniknąć błędów w rejestrowaniu transakcji.
Dokumentacja wtórna
Przechowywanie dokumentów księgowych jest dużym wyzwaniem dla każdego właściciela małej firmy. Na rynku istnieje wiele rozwiązań w zakresie oprogramowania księgowego, które pomagają firmom sprostać temu trudnemu zadaniu, ale wybór właściwego rozwiązania będzie miał kluczowe znaczenie dla długoterminowego sukcesu Twojej firmy. Aby uzyskać najlepsze wyniki z inwestycji, weź pod uwagę kilka czynników, takich jak: ilość informacji, możliwości ich przechowywania i wyszukiwania oraz czas przeznaczony na aktualizację i przeglądanie dokumentów.
Najbardziej logicznym sposobem rozwiązania tego problemu jest wykorzystanie centralnej bazy danych do przechowywania odpowiednich dokumentów. Pozwoli to na łatwy dostęp do ujednoliconego zestawu informacji, które można łatwo przeszukiwać i aktualizować za pomocą bezpiecznego interfejsu internetowego. Dostęp do bazy danych może być również zdalny z domu lub z pracy przez wyznaczonych użytkowników, którzy będą musieli odpowiedzieć na podstawowe pytania zabezpieczające i podać cyfrowy odcisk palca, aby odblokować system. Główne korzyści wynikające z takiego podejścia to: wyższa jakość danych, usprawnienie procesu biznesowego i lepsza obsługa klienta.
Dokumenty podatkowe
Kiedy otrzymasz dokument związany z podatkami, warto go natychmiast schować. Trzymanie go w pudełku lub folderze ułatwia jego uporządkowanie i późniejsze odnalezienie.
Zgodnie z przepisami IRS, większość dokumentów powinna być przechowywana przez siedem lat od daty ich złożenia. W zależności od okoliczności można je przechowywać dłużej.
Właściciele małych firm i osoby samozatrudnione również powinny przechowywać dokumentację podatkową przez minimum sześć lat. W tym czasie mogą one posłużyć do obrony odliczeń podczas kontroli podatkowej lub przy ubieganiu się o kredyt.
Oprócz przechowywania papierowych dokumentów podatkowych, IRS zaleca ich digitalizację do plików PDF, które mogą być bezpiecznie przechowywane online. Korzystanie z niezawodnej platformy do przechowywania plików cyfrowych, takiej jak Trustworthy (kliknij, aby rozpocząć darmowy okres próbny), pomoże Ci zapewnić dostęp do tych dokumentów, kiedy będziesz ich potrzebował.
Inne dokumenty
Niezależnie od wielkości Twojej działalności, na pewno masz kilka dokumentów księgowych w formie papierowej, które krążą po Twoim biurze. Jeśli chodzi o przechowywanie dokumentów finansowych, masz do wyboru trzy możliwości: umieścić je w jednej szafce lub pudełku, stworzyć osobny system segregacji dla każdego działu i/lub oddziału lub spróbować szczęścia w starym segregatorze. Najlepiej będzie, jeśli stworzysz jedną szafkę z wieloma szufladami i zastosujesz system organizacyjny, który będzie odpowiadał Tobie i Twoim pracownikom. Dzięki temu będziesz mieć pewność, że najważniejsze dokumenty są łatwo dostępne, kiedy ich potrzebujesz. Dobrą zasadą jest posiadanie przynajmniej jednej teczki dla każdej ważnej pozycji lub działu oraz codzienna inwentaryzacja w biurze.
