Różne problemy mogą się pojawić, jeśli dane na fakturze nie zgadzają się z informacjami na zamówieniu zakupu. Mogą to być rozbieżności w cenie, błędy ilościowe, koszty frachtu i inne.
Aby tego uniknąć, musisz upewnić się, że wszystkie informacje na fakturze są poprawne. Dotyczy to numeru, daty i jednostki miary podanej na fakturze.
1. Sprawdź numer faktury
Numer faktury to unikalny numer ewidencyjny, który pozwala zarówno nabywcom, jak i sprzedawcom śledzić płatności. Ponadto pomaga firmom śledzić wydatki i ewidencję podatkową.
Jeśli jesteś właścicielem firmy, wiesz, że posiadanie efektywnego systemu fakturowania jest niezbędne do prowadzenia firmy. Przestrzegając najlepszych praktyk tworzenia i używania numeru faktury, możesz uniknąć błędów, które mogą spowodować stratę czasu i pieniędzy.
Jeśli chodzi o generowanie numerów faktur, możesz użyć kilku różnych metod. Jedną z nich jest metoda numerów porządkowych. Jest to najbardziej powszechny i najłatwiejszy sposób nadawania numerów faktur.
Inną opcją jest użycie kombinacji liter i cyfr, co pomoże Ci oddzielić faktury od innych dokumentów, do których będziesz musiał się odwołać w przyszłości.
Na koniec, możesz również odnosić się do faktur według numeru projektu lub klienta. Może to być szczególnie przydatne dla firm, które realizują wiele różnych projektów i klientów.
2. Sprawdź datę wystawienia faktury
Faktury muszą być oznaczone datą wystawienia, a termin płatności powinien być umieszczony w widocznym miejscu na fakturze. Ułatwia to klientom zorientowanie się, czy muszą zapłacić, czy też nastąpiło opóźnienie w płatności.
Jeśli faktura dotyczy towarów, musi zawierać również datę wysyłki i przewidywaną datę płatności (zwykle 30 dni po wysłaniu faktury). Daty te są niezbędne, aby pomóc przedsiębiorstwom w terminowym otrzymywaniu płatności od klientów, a także aby pomóc klientom w utrzymaniu aktualnych rachunków.
Faktury muszą zawierać szczegóły dotyczące poszczególnych pozycji, które opisują wyświadczone towary lub usługi, w tym koszt za jednostkę i ilość, stawki podatkowe oraz całkowitą kwotę za każdą pozycję. Ponadto powinny zawierać informacje o wszelkich zniżkach zastosowanych na fakturze oraz instrukcje dotyczące sposobu zapłaty.
3. Sprawdź ilość na fakturze
Ilość na fakturze jest bardzo ważnym elementem zamówienia. Kiedy ilość nie jest taka sama, jak podał dostawca lub jak została podana na paragonie, może to spowodować problemy dla firm.
Może to spowodować opóźnienie w płatności. Na szczęście jest kilka rzeczy, które możesz zrobić, aby temu zapobiec.
Na przykład możesz użyć ekranu zapytania o produkt, aby określić, jak dostępna ilość jest podzielona według lokalizacji. Możesz także ustawić maksymalną ilość zamawianą na fakturach.
Ustawienie maksymalnej ilości zamawianej na fakturach gwarantuje, że wszystkie pozycje na nowej zwykłej fakturze zostaną zapłacone tylko za kwotę, na którą zostały faktycznie zamówione.
Możesz także włączyć funkcję, która pozwala osobom zatwierdzającym aktualizować ilości na fakturach, tak aby odpowiadały one ilościom w momencie odbioru produktu. Może to pomóc zaoszczędzić czas przy wystawianiu nowej faktury. Po włączeniu tej funkcji pojawi się komunikat, jeśli ilość na fakturze nie będzie równa dopasowanej ilości produktu na paragonie.
4. Sprawdź metodę płatności faktury
Przed zaksięgowaniem płatności przychodzącej musisz upewnić się, że wiesz, w jaki sposób faktura została opłacona. Pomoże ci to zrozumieć, ile klient jest winien i czy z daną metodą płatności wiąże się opłata karna.
Możesz sprawdzić metodę płatności, przechodząc do odpowiedniej faktury na swoim koncie i klikając zakładkę Otrzymane płatności. W tym miejscu możesz wprowadzić szczegóły dotyczące płatności, takie jak data otrzymania, sposób otrzymania i otrzymana kwota.
Istnieje kilka popularnych metod płatności za faktury, których możesz używać do otrzymywania płatności. Każda z nich ma swoje zalety i wady, więc musisz wybrać tę, która najlepiej pasuje do Twojego biznesu. Niektóre z tych metod to gotówka, czeki i płatności internetowe. Te metody mogą być drogie, mogą też zajmować dużo czasu. Są też często narażone na opóźnienia. Istnieje jednak kilka sprytniejszych sposobów przyjmowania płatności, które nie spowolnią Cię i nie zwiększą Twojego nakładu pracy.
