W erze faktur cyfrowych konieczna jest możliwość identyfikacji duplikatów faktur w systemie AP. Można to zrobić przy użyciu różnych parametrów, takich jak numer faktury, data faktury, kwota, numer dostawcy i strona dostawcy.
W niektórych przypadkach korzystne może być włączenie dodatkowych parametrów w celu lepszego i dokładniejszego przewidywania duplikatów faktur. Zespół AP może wtedy skupić się na swoich głównych zadaniach bez konieczności naprawiania (odhaczania/odhaczania) duplikatów.
1. Sprzedawcy mają prawo do ponownego wysyłania faktur
Rok Królika to czas związków i partnerstwa, a ten rok przynosi ze sobą energię wzmacniania istniejących relacji. To także czas, w którym możesz przyjąć bardziej troskliwe i pełne miłości podejście do swoich klientów.
Na przykład, jeśli na fakturze brakuje wymaganej dokumentacji, takiej jak raporty płacowe lub podpisane zlecenia zmian, powinieneś wysłać ją ponownie z tymi elementami.
W wielu przypadkach będziesz w stanie naprawić problem po swojej stronie i wysłać fakturę ponownie bez żadnych problemów.
Jednakże, jeśli faktura zawiera poważne błędy w rozliczeniach, możesz chcieć eskalować tę sprawę ze swoim klientem. Następnie możesz wykonać pięć poniższych kroków, aby lepiej zrozumieć, jakie masz możliwości.
Przed podjęciem działań prawnych przeczytaj umowę, aby sprawdzić, jak możesz dochodzić swoich praw w sporze. Jeśli umowa zawiera „okres naprawczy”, daj klientowi szansę na naprawienie problemu, zanim dojdzie do eskalacji. Jeśli jednak okres naprawczy nie zadziała, powinieneś eskalować spór i rozpocząć procedury prawne określone w umowie.
2. Sprzedawcy mają prawo do zmiany numeru faktury
Numer faktury służy obu stronom do identyfikacji konkretnej faktury w celu śledzenia płatności. Bez niego śledzenie płatności staje się trudniejsze i może prowadzić do ich dublowania.
Biznesy powinny upewnić się, że używają tylko jednego unikalnego numeru faktury dla wszystkich klientów i nie powinny pozwalać swoim sprzedawcom na zmianę numeru faktury, chyba że mają ku temu powód. Jest to ważne, ponieważ zapobiega problemowi zduplikowanych numerów faktur, które mogą powodować dublowanie płatności i prowadzić do znacznego wycieku gotówki w organizacji.
Należy również pamiętać, że faktury nie mogą być ponownie wysłane, jeśli zostały odrzucone przez klienta lub jeśli wysłałeś je do niewłaściwej sprawy (zobacz Przyczyny odrzucenia). Zapoznaj się z komentarzem klienta do odrzuconego projektu lub powodem odrzucenia w jego e-mailu i postępuj zgodnie z jego wskazówkami, aby ponownie złożyć poprawiony projekt.
Jeśli ponownie złożysz fakturę o tym samym numerze, zostanie ona odrzucona. Możesz też połączyć swój nowy projekt z pierwotnie odrzuconym projektem, zamiast go zmieniać.
3. Sprzedawcy mają prawo wysłać drugą fakturę w terminie lub blisko terminu płatności
Dublujące się faktury to częsty problem wielu zespołów AP. Zazwyczaj problem wynika z wielu różnych przyczyn źródłowych.
Jedną często spotykaną przyczyną źródłową jest używanie ogólnych numerów faktur. Jest to praktyka, która może zmniejszyć skuteczność kontroli płatności za duplikaty faktur.
Inną przyczyną jest niespójne wprowadzanie numerów faktur przez pracowników działu księgowości. Często ten sam sprzedawca, data i kwota są używane w różnych fakturach wprowadzanych przez różnych pracowników działu A/P.
Te czynniki mogą powodować powstawanie dużej liczby duplikatów faktur, które w rzeczywistości nie są duplikatami. Może to prowadzić do wielu niepotrzebnych prac, zwłaszcza jeśli stosujesz ręczne metody wykrywania.
4. Sprzedawcy mają prawo wysłać duplikat faktury po terminie płatności
Sprzedawca może zdecydować się na ponowne wysłanie duplikatu faktury do zespołu księgowości, jeśli oryginał został zgubiony lub uszkodzony. Może to być problematyczne, ponieważ może zdezorientować zespół ds. rozliczeń, która faktura jest prawidłowa.
Chociaż może to być łatwe do naprawienia, wymaga starannej dokumentacji zaktualizowanej faktury. Może to być szczególnie ważne, jeśli sprzedawca dokonał zmian w polach danych na kopii faktury.
Innym mniej pożądanym scenariuszem jest sytuacja, w której sprzedawca zwraca płatność do kierownictwa, zamiast uznać ją na Twoim koncie. Może to spowodować wiele problemów z postrzeganiem wiarygodności Twojego zespołu AP.
Najlepszym sposobem uniknięcia tego problemu jest dopilnowanie, aby wszyscy dostawcy wysyłali swoje faktury w jedno konkretne miejsce, gdzie zespół AP może je znaleźć. W ten sposób szybko wprowadzisz je do systemu, a także będziesz mógł mieć oko na wszystkie przychodzące faktury.
