Powtarzające się płatności za faktury to kosztowny błąd, który może wpłynąć na przebieg pracy działu zobowiązań, a nawet na rozliczenia podatkowe. W jednym z badań oszacowano, że typowa organizacja traci około 300 000 dolarów rocznie z powodu podwójnych płatności.
Często dzieje się tak dlatego, że zespół księgowy nie może przekonać dostawcy do umieszczenia numeru zamówienia na fakturze. W rezultacie opóźniają wprowadzenie jej do systemu księgowego lub ERP.
1. Przejdź do zakładki Płatności
Jeśli współpracujesz z tym samym dostawcą przez ostatni rok, nierzadko zdarza się, że omyłkowo wysyła on kolejną fakturę. Często błędy te powstają w kanałach komunikacji e-mailowej lub faksowej.
Może to spowodować, że w Twoim systemie pojawi się duplikat faktury, a Ty zapłacisz sprzedawcy dwa razy. Dlatego ważne jest, abyś szybko i poprawnie zaksięgował fakturę w swoim systemie.
Ponadto powinieneś upewnić się, że informacje zawarte na fakturze są dokładne. Dzięki temu unikniesz dalszych komplikacji, a także zapobiegniesz oszustwom w systemie.
Procesy płatności są podatne na oszustwa, dlatego tak ważne jest wprowadzenie solidnych środków zapobiegających oszustwom. Te kroki mogą pomóc Ci ograniczyć straty i utrzymać płynność finansową Twojej firmy.
2. Wybierz fakturę z listy
Jeśli znajdziesz się w potrzebie zaksięgowania duplikatu faktury z poprzedniego roku, FreshBooks ma wiele narzędzi, które Ci w tym pomogą. Możesz na przykład przeszukiwać listę według konta lub przedziału czasowego.
Możesz również filtrować według kwoty lub statusu faktury. Dodatkowo możesz zarchiwizować fakturę, aby usunąć ją z listy, zachowując jej zapisy w nienaruszonym stanie.
Dublujące się faktury mogą być kosztownym problemem dla firm, ponieważ mogą powodować utratę zysków. Możesz jednak zminimalizować szanse na ich wystąpienie, unikając podwójnych wpisów i upewniając się, że wiesz, co już jest w systemie.
Aby zaksięgować duplikat faktury, zacznij od znalezienia na liście faktury, którą chcesz skopiować. Może to być istniejąca faktura dla klienta, któremu już wystawiłeś fakturę, albo faktura za usługę, którą regularnie świadczysz, ale tym razem dla nowego klienta.
3. Wybierz datę faktury
Jest wiele powodów, dla których możesz chcieć zaksięgować duplikat faktury z poprzedniego roku. Być może jest to faktura, która została wprowadzona więcej niż raz dla tego samego sprzedawcy, a może jest to usługa, którą wykonujesz często, ale dla innego klienta. A może jest to po prostu nieściągalny dług, który chcesz odpisać na ekranie noty kredytowej.
W każdym przypadku przed zaksięgowaniem faktury musisz wybrać jej datę. W przeciwnym razie zostanie ona zaksięgowana w bieżącym roku księgowym i nie będzie można jej dobrze zapisać.
Na szczęście SAP może temu zapobiec, sprawdzając, czy ten sam sprzedawca istnieje dwukrotnie w danych podstawowych. Jeśli tak, to system może powstrzymać się od zaksięgowania podwójnej faktury! Możesz również sprawdzić, czy na każdej z duplikatów faktur używany jest ten sam numer dokumentu. To świetny sposób na zaoszczędzenie czasu i pieniędzy!
4. Wybierz metodę płatności
Dublowane faktury stanowią poważne ryzyko finansowe dla wielu organizacji. Mogą prowadzić do niedokładnych zapisów, kosztownych nadpłat i niezadowolonych klientów.
Ciężko jest całkowicie zapobiec podwójnym fakturom, ale można podjąć szereg działań, aby zminimalizować ich skutki. Po pierwsze, zidentyfikuj przyczyny ich powstawania i upewnij się, że istnieją procesy, które je ograniczają.
Po drugie, wprowadź narzędzie monitorujące, które wyszukuje duplikaty przed przetworzeniem płatności. Jest to szczególnie ważne, gdy wielu dostawców jest włączonych do systemu planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP).
Wreszcie, ustandaryzuj sposób obsługi systemu faktur i zamówień zakupu w całej organizacji. Pomoże to pracownikom w dokładniejszym tworzeniu faktur i pozwoli uniknąć ryzyka błędów przy wprowadzaniu danych. Wykorzystanie systemów zapewnienia jakości do wyrywkowej kontroli pracy może także zmniejszyć liczbę popełnianych błędów. Przy odrobinie czasu i wysiłku można rozwiązać problem duplikatów faktur. Być może nie da się całkowicie zapobiec wystawianiu podwójnych faktur, ale podjęcie odpowiednich kroków może znacząco wpłynąć na przepływy pieniężne i ogólną efektywność firmy.
