Jednostka budżetowa (BU) to podorganizacja w przedsiębiorstwie, która alokuje koszty i zapewnia wgląd w sposób wykorzystania aktywów. Może również posiadać własne centrum kosztów oraz możliwości naliczania i wykazywania kosztów wstecz. Aby zaksięgować koszty przypomnień w BU, musisz mieć uprawnienia do logowania i dostęp do ekranu szczegółów BU.
Przypomnienia
Istnieje wiele różnych typów przypomnień, które możesz wysyłać do ludzi, aby upewnić się, że wykonają określone zadanie lub dotrzymają terminu. Na przykład możesz wysłać komuś przypomnienie, jeśli nie zapłacił czynszu lub nie odesłał wypożyczonych książek z biblioteki.
Najbardziej efektywnym sposobem przypominania o czymś jest wysłanie wiadomości tydzień lub dwa przed terminem. Daje to ludziom wystarczająco dużo czasu na przeczytanie wiadomości i wpisanie jej do kalendarza.
To samo dotyczy przypomnień o innych ważnych zadaniach, które muszą zostać wykonane, takich jak przedłużenie umowy czy zapłacenie czynszu. Zawsze lepiej jest poczekać trochę dłużej niż do terminu płatności, aby nie wystraszyć osoby, która ma zapłacić lub zostać ukarana za zapomnienie.
Płatności
Najlepszym sposobem na zaksięgowanie przypomnień jest zrobienie tego w odpowiednim czasie. Aby to zrobić, musisz zidentyfikować odpowiedni dział i jednostkę na podstawie odpowiadających im budżetów, a następnie dopasować właściwe źródło finansowania do właściwej pozycji wydatków. W rezultacie uzyskujesz znacznie bardziej efektywny proces zarządzania kosztami i aktywami. Na przykład, możesz teraz śledzić koszty w sposób bardziej ukierunkowany i szczegółowy, bez konieczności ręcznego wprowadzania wszystkich informacji dotyczących budżetu. Jest to nieoceniona korzyść dla każdej organizacji IT. Podobnie, możesz teraz przeglądać najbardziej istotne pozycje wydatków w formie pojedynczego, aktualnego raportu wydatków, co jest mile widzianą zmianą w stosunku do przerażającego rocznego raportu wydatków, który kiedyś był normą.
Rekording
Rekording jest procesem księgowym, który zapewnia dokładność dokumentacji finansowej. Wykorzystuje zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne zbiory danych, aby sprawdzić, czy informacje są dokładne, oraz znaleźć i rozwiązać wszelkie rozbieżności.
Praktyki księgowe w przedsiębiorstwach wymagają regularnego uzgadniania, aby zapewnić, że wpływy i wypływy pieniężne odpowiadają znanym płatnościom. Pomaga to również zidentyfikować wszelkie pominięcia, błędy, duplikaty i inne problemy, które mogą mieć wpływ na sprawozdania finansowe.
Ważną częścią tego procesu jest porównanie zapisów z wewnętrznego źródła firmy, takiego jak księga główna (GL), z zewnętrznym źródłem, takim jak wyciągi bankowe. Pomaga to zidentyfikować wszelkie opóźnienia w depozytach, płatnościach, opłatach i odsetkach, które mogły zostać zarejestrowane przez firmę, ale nie przez bank.
Proces ten umożliwia również firmom ujednolicenie zapisów finansowych wielu spółek zależnych w jednej księdze głównej firmy. Jest to sposób na zminimalizowanie przepływów między spółkami i opłat za transakcje bankowe. Może to także pomóc spółce dominującej w ustaleniu, która spółka zależna jest odpowiedzialna za określone aktywa lub usługi.
