Magazynowa inwentaryzacja jest kluczowym procesem, który pomaga detalistom śledzić stan zapasów, aby upewnić się, że jest on dokładny i uniknąć przerw w dostawach. Polega na liczeniu zapasów w magazynie lub innych miejscach składowania i jest zwykle przeprowadzana raz w roku, aby upewnić się, że liczby zapisane w systemie zarządzania zapasami zgadzają się z tym, co znajduje się w sklepie.
Przygotowanie
Inwentaryzacja z natury jest kluczowym procesem dla detalistów, który pozwala utrzymać dokładne poziomy zapasów, wcześnie wykryć przyczyny kurczenia się zapasów i upewnić się, że posiadane przez nich zapasy zgadzają się z tym, co znajduje się na półkach. Jest to często czasochłonny proces, który wymaga starannego przygotowania, pomocy pracowników i odpowiednich narzędzi.
Aby uzyskać najlepsze rezultaty, zaplanuj inwentaryzację z natury z co najmniej trzymiesięcznym wyprzedzeniem, aby upewnić się, że masz wystarczającą liczbę przedmiotów do policzenia i przestrzeń magazynową do jej przeprowadzenia. Pamiętaj też o dostarczeniu mapy sklepu, aby pracownicy wiedzieli, gdzie się udać.
Oprócz urządzeń pomiarowych będziesz potrzebował etykiet, aby śledzić stan zapasów. Powinny one zawierać lokalizację, opis artykułu, numer części i ilość, w jakiej znajduje się towar.
Po zakończeniu spisu z natury możesz stworzyć dokument, w którym pracownicy będą zapisywać policzone ilości i numery serii/lotu. Dokument ten może mieć formę Liczenia Fizycznego lub Liczenia Cykli, w zależności od rodzaju spisu, który liczysz.
Liczenie
Liczenie spisu z natury polega na fizycznym policzeniu pozycji i porównaniu ich z numerami w systemie zarządzania magazynem. Może to być czasochłonne, ale jest to kluczowy krok w utrzymaniu dokładnych poziomów zapasów.
Zwykle chcesz przeprowadzać spis z natury regularnie, aby móc śledzić poziomy zapasów i zapewnić swoim klientom otrzymanie produktów wtedy, kiedy ich potrzebują. Może to pomóc w zapobieganiu kurczenia się zapasów i kradzieży, a także zmniejszyć utracone zyski.
Niektóre firmy zatrudniają pracowników zewnętrznych do przeprowadzania takich spisów, ponieważ samodzielne dokładne policzenie zapasów może być trudne dla pracowników. Jest to dobre rozwiązanie dla większych firm, ponieważ może zwolnić część stałego personelu do kontynuowania niezbędnych operacji.
Podczas liczenia pamiętaj, aby pracownicy zwracali uwagę na wszelkie przedmioty, które nie znajdują się w przydzielonych im wiaderkach. To również może pomóc w przyspieszeniu procesu, ponieważ łatwiej będzie im szybko znaleźć to, czego potrzebują.
Raportowanie
Dokładny poziom zapasów jest kluczowym elementem zapewniającym, że Twoi klienci otrzymają produkty, których potrzebują, kiedy ich potrzebują. Zbyt niski lub zbyt wysoki poziom zapasów może prowadzić do utraty sprzedaży, braku towaru na stanie i jego uszkodzenia.
Aby utrzymać dokładność i aktualność ewidencji zapasów, regularnie przeprowadzaj spis inwentarza z natury. Dla małego butiku odpowiednie jest liczenie raz w miesiącu, natomiast dla większych sprzedawców zaleca się kontrolę raz na kwartał.
Po zakończeniu liczenia wprowadzasz i analizujesz różnice. Jeśli potrzebne są poprawki, możesz je wprowadzić w tym czasie.
Po zakończeniu wprowadzania wszystkich zliczeń wybierz akcję Zakończ, aby przenieść ilości do powiązanych linii na stronie Zamówienie spisu z natury. Ta funkcja zapewnia, że żadna pozycja nie zostanie policzona dwukrotnie.
Korygowanie
Sporządzanie spisu z natury jest istotną częścią procesu księgowego. Pomaga upewnić się, że ilość produktów na stanie jest zgodna z saldem zapasów zapisanym w systemie księgowym, co może zapobiec zawyżonym lub zaniżonym stanom magazynowym i innym problemom finansowym.
Po zakończeniu spisu z natury zespół księgowy może potrzebować dokonać korekty, aby uwzględnić różnice między tym, co jest na stanie, a tym, co widnieje w księgach. Korekta może być spowodowana utratą zapasów, ich skurczeniem się lub innymi problemami.
Proces korekty zapasów może być czasochłonny i wymagać wsparcia ze strony specjalnych aplikacji. Jednak w dłuższej perspektywie może zaoszczędzić czas i pieniądze.
