Dublacja faktur w jpk z jakimi datami to jeden z najczęstszych i najbardziej krytycznych problemów, z jakimi spotykają się zespoły AP. Pojawia się on głównie wtedy, gdy pracownicy działu zobowiązań przetwarzają płatności dostawców na podstawie błędów związanych z duplikatami faktur, nie będąc świadomi ich wykrycia.
Potrzebne jest rozwiązanie, które pomoże zespołowi AP wykryć duplikaty faktur. W tym artykule przyjrzymy się, jak można wykorzystać usługę eInvoice Duplicate Check do identyfikacji duplikatów w wewnętrznej bazie Sterling e-Invoicing Integrated Archive.
Numer faktury
Numer faktury to unikalny kod identyfikacyjny używany przez właścicieli firm, działy finansowe lub niezależnych wykonawców do reprezentowania indywidualnego klienta lub sprzedawcy. Pojawia się on na fakturze dostosowanej do potrzeb klienta i jest wykorzystywany przez obie strony do celów podatkowych i księgowych.
Z reguły powinien być to system numeracji sekwencyjnej. Metoda ta polega na nadawaniu każdej fakturze nowego numeru sekwencyjnego, aby zapewnić, że każda z nich jest unikalna i możliwa do odróżnienia.
Numer faktury może zawierać nazwę klienta lub numer projektu, jeśli ma to zastosowanie. Pozwala to firmie zidentyfikować konkretne faktury przypisane do określonych klientów, nawet jeśli mają one różne terminy płatności lub są opłacane oddzielnie.
Numer faktury, który można łatwo zlokalizować, śledzić i odzyskać, jest kluczem do zapobiegania dublowaniu płatności. Pokazuje również Twoim klientom, że jesteś poważną firmą i chcesz z nimi współpracować.
Kwota faktury
Faktury to dokumenty finansowe, które rejestrują sprzedaż towarów i usług. Pomagają firmom w śledzeniu trendów sprzedaży, okresów największego zakupu i bestsellerów. Pozostawiają też ślad papierowy, który może być przydatny w przypadku audytu.
Na ogół każda pozycja na fakturze powinna opisywać dostarczony towar lub usługę i zawierać cenę, ilość, stawki podatkowe i całkowity koszt. Powinny również zawierać wszelkie zniżki lub podatek wliczony w sumę faktury.
Kwoty powinny być jasno określone, a wszelkie rozbieżności powinny być wyjaśnione przed wysłaniem faktury. Na fakturze powinny być również zaznaczone warunki, takie jak płatność w określonym czasie lub numer zamówienia.
Kwota na fakturze jest również używana, kiedy firma chce zwrócić lub zaliczyć kwotę klientowi. Kwota ta zwykle będzie miała wartość ujemną, aby pokryć koszty zwrotu lub rabatu.
Data faktury
Data faktury to data, kiedy firma rejestruje transakcję i wystawia rachunek klientowi. Data ta jest ważna, ponieważ określa czas trwania kredytu, termin płatności i okres rabatu.
Data ta jest również używana do obliczania rabatów pieniężnych. Zazwyczaj termin płatności przypada 30 dni po dacie faktury, ale czas, w którym klient może skorzystać z rabatu gotówkowego, zależy od warunków umowy.
W badaniu iPollingTM , które przeprowadziliśmy na ten temat, 73% firm używa daty faktury jako podstawy do obliczania terminu płatności. To ogromna liczba – ponad połowa wszystkich firm w próbie!
Nazwa sprzedawcy
Nazwa sprzedawcy to tytuł identyfikujący firmę lub osobę fizyczną oferującą towary i usługi do odsprzedaży kolejnemu ogniwu łańcucha dostaw. Jest ona mniej ryzykowna niż nazwa korporacyjna, ponieważ nie jest znakiem towarowym ani marką i nie naraża właściciela na odpowiedzialność prawną, taką jak prawo własności lub bycie pozwanym.
Na ogół nazwa sprzedawcy powinna być wpisana poprawnie. Obejmuje to stosowanie prawidłowych skrótów dla Street, Avenue, Boulevard i Suite oraz nieużywanie skrótów takich jak St lub Association, np. AC Delco, RS Means Co. Mała, ale istotna uwaga: Jeśli skarbnik dokonuje zmian, pamiętaj, aby użyć nowej nazwy i adresu w odpowiednim wierszu ekranu VEND, zamiast tworzyć rekord sprzedawcy dla każdej zmiany własności.
Aby zduplikować fakturę w jpk, przejdź do Konta > Sprzedaż i wybierz opcje faktury na górze strony. Stamtąd możesz wybrać opcję Wersje robocze, Oczekiwanie na płatność lub Zapłacone, w zależności od tego, gdzie w systemie znajduje się oryginalna faktura.
