Niezależnie od tego, czy jesteś freelancerem, czy właścicielem małej firmy, wypisywanie faktur jest niezbędnym elementem prowadzenia działalności. Dzięki niej nie tylko otrzymujesz zapłatę, ale także utrzymujesz dobre relacje z klientami.
Faktura powinna zawierać jasny opis towarów lub usług, które dostarczyłeś. Powinna również zawierać całkowitą kwotę należności, a także wszelkie rabaty i podatki.
Pozycje liniowe
Pozycje liniowe to rodzaj pozycji (dla produktów lub usług) dodawanych do faktury. Zawierają ilość, stawkę i cenę każdej pozycji oraz wszelkie podatki i opłaty, które naliczyłeś.
Pierwszym krokiem przy wypisywaniu faktury jest upewnienie się, że na fakturze znajduje się łączna kwota przypadająca na każdą linię. Pomoże Ci to śledzić, ile klient jest winien, co może być kłopotliwe przy wystawianiu faktur.
Poza całkowitymi kwotami w poszczególnych liniach, na fakturze możesz wyszczególnić wszelkie stawki podatkowe oraz dodatkowe opłaty lub rabaty, które naliczyłeś. Może to być na przykład opłata za opóźnienie lub zniżka za wczesną płatność.
Suma cząstkowa
Dodawanie sum cząstkowych na fakturze to dobry sposób na podanie większej ilości szczegółów dotyczących towarów lub usług, za które pobierasz opłatę. Może to zaspokoić prośbę klienta o więcej informacji na temat danej transakcji.
QuickBooks oferuje wiele opcji dodawania sum cząstkowych do faktury. Opcje te obejmują grupowanie pozycji szczegółowych, wiersz sumy cząstkowej po każdej grupie oraz możliwość dodawania rabatów i depozytów bezpośrednio do faktury.
Oprócz wyświetlania szczegółowych informacji o pozycjach, za które wystawiasz fakturę, faktura może również zawierać całkowitą kwotę do zapłaty, wyróżniającą się na stronie pogrubioną czcionką.
Tworzenie sumy cząstkowej na fakturze jest stosunkowo proste w programie QuickBooks Desktop Pro. Aby to zrobić, wybierz Listy, następnie Listę pozycji i utwórz nową pozycję z typem Suma częściowa.
Podatki
Podczas wystawiania faktury kwota podatku, który musi być zapłacony, powinna być uwzględniona na fakturze jako osobna pozycja. Ułatwia to klientom płacenie podatków, a Tobie pomaga śledzić swoje zobowiązania z tytułu podatku od sprzedaży.
Rządy wykorzystują podatki do zbierania pieniędzy na finansowanie prac publicznych, takich jak drogi i infrastruktura, szkoły, systemy ubezpieczeń społecznych, opieka zdrowotna, obrona narodowa, egzekwowanie prawa i sądy. To zwiększa dobrobyt ekonomiczny społeczeństwa.
W zależności od tego, jak bardzo podaż i popyt zmieniają się w zależności od ceny („elastyczność” podaży i popytu), podatek może albo zwiększyć cenę przed opodatkowaniem, albo zmniejszyć cenę po opodatkowaniu. Podatek powoduje również redystrybucję zasobów pomiędzy grupami osób zaangażowanych w działalność podlegającą opodatkowaniu.
Warunki płatności
Fakturowanie jest istotną częścią Twojej działalności. Jeśli jest wykonywane prawidłowo, pozwala na szybkie otrzymanie zapłaty i poprawę przepływu gotówki. Jeśli jednak nie ustalisz z klientami jasnych warunków płatności, może to prowadzić do opóźnień w płatnościach i innych problemów finansowych.
Ustalenie warunków płatności jest ważne, ponieważ pomaga przewidzieć przepływy pieniężne i zminimalizować konflikty dotyczące płatności w przyszłości. Pozwala także zaoferować klientom różne opcje płatności, co zwiększa szanse na otrzymanie zapłaty na czas.
Upewnij się, że w fakturze zawarłeś wszystkie warunki płatności, które klienci muszą znać, w tym kwotę, którą klient jest ci winien i walutę, w której musi zapłacić. Dodatkowo uwzględnij preferowane metody płatności i wszelkie inne warunki, które klient powinien znać, takie jak zniżki za wcześniejszą płatność lub depozyty z góry.
Wymagania dotyczące płatności
Faktury są dokumentami, które żądają od klienta zapłaty, dlatego ważne jest, aby były sporządzone prawidłowo. Jeśli nie zostaną sporządzone prawidłowo, klient może odmówić zapłaty lub może zostać obciążony niewłaściwą kwotą.
Dobre faktury powinny zawierać jasne opisy towarów lub usług, za które pobierasz opłatę. Nie muszą być one długie, ale powinny być wystarczające, aby dać klientowi jasność, za co jest obciążany.
Powinieneś również podać numer faktury, datę wystawienia i termin płatności. Dzięki tym informacjom klienci będą wiedzieli, którą fakturę mają zapłacić, co przyspieszy proces płatności.
