Jeśli kiedykolwiek popełniłeś błąd na fakturze, wiesz, jak bardzo może to być frustrujące. Na szczęście jest kilka prostych sposobów na poprawienie błędów.
Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, jest upewnienie się, że system numeracji, którego używasz, ma sens dla Twojej firmy. Pomoże ci to śledzić wszystkie faktury.
Zmień numer faktury
QuickBooks przypisuje unikalny numer do każdej zapisanej w nim informacji, co ułatwia znalezienie danych w razie potrzeby. Czasami jednak może się zdarzyć, że z pewnych powodów będziesz musiał poprawić numer faktury.
Gdy zmienisz numer faktury w Quickbooks, zostanie on automatycznie zastosowany do kolejnych zapisywanych faktur. Możesz jednak zawsze ustawić inny numer, aby zachować je oddzielnie dla wygody.
W zakładce Konto i ustawienia dotknij ikony koła zębatego, aby otworzyć Wprowadzenie formularza sprzedaży (obrazek 1). Kliknij w Niestandardowe numery transakcji i wpisz niestandardowy numer oraz ciąg liter, aby używać go dla wszystkich formularzy sprzedaży na Twoim koncie.
Zmień datę faktury
Gdy tworzysz fakturę, data, która pojawia się w nagłówku dokumentu, automatycznie ustawia się na dzień zakończenia pracy. Warto jednak pamiętać, że czasami z różnych powodów możesz potrzebować zmienić tę datę.
W takiej sytuacji możesz użyć przycisku „Zmień datę faktury” na szablonie faktury, aby zaktualizować pole łączące. W ten sposób nowa data pojawi się na fakturze PDF, a także zostanie zsynchronizowana z pakietem księgowym i wszelkimi innymi automatyzacjami.
Zmiana daty faktury po jej wysłaniu nie jest nielegalna, ale może być kłopotliwa. Dlatego ważne jest, aby wysłać nową fakturę z poprawną datą zaraz po dokonaniu korekty.
Obejściem tego problemu jest wystawienie faktury kredytowej z niepoprawną datą i odesłanie całej kwoty na jedno konto wydatków. Następnie wyczyść obie faktury względem siebie (dodając je do siebie w Accounts Payable), korzystając z polecenia Clean Up Supplier’s Acct – 5.4.
Zmień kwotę faktury
Numer faktury jest jednym z unikalnych numerów przypisanych do każdych danych zapisanych w QuickBooks. Numer ten jest odczytywany przez program, dzięki czemu nowe faktury są generowane i układane w kolejności.
W związku z tym ważne jest, aby poprawiać numer faktury za każdym razem, gdy trzeba go zmienić. Ułatwi to proces wyszukiwania danych, ponieważ łatwiej będzie Ci znaleźć potrzebne faktury.
Aby zmienić numer faktury, kliknij zakładkę Faktury i wybierz klienta, projekt lub zlecenie, za które chcesz wystawić rachunek.
Następnie kliknij pole Numer faktury i wpisz nowy numer. Xero przypisze nowy numer do wszystkich przyszłych faktur zaczynających się od tej nowej kombinacji prefiksu/numeru.
Zmień typ faktury
Jeśli zauważysz, że numer faktury na Twoich fakturach jest nieprawidłowy, możesz go poprawić w QuickBooks. Wystarczy kliknąć wiersz, który wymaga aktualizacji, i dokonać niezbędnych zmian.
Możesz również zmienić typ faktury podczas tworzenia nowej faktury. Na przykład możesz wybrać opcję „T” dla faktury podatkowej lub „R” dla faktury detalicznej.
Wybrany typ faktury określa informacje, które pojawiają się na fakturze. Niektóre standardowe szablony obejmują informacje szczegółowe lub podsumowujące, opisy poszczególnych godzin i kosztów, notatki, zastosowane zatrzymania i rabaty, dwie notatki na fakturze, tytuły pracowników, podatki od wartości dodanej (GST) oraz logo firmy.
Możesz także dostosować wygląd faktur, zmieniając ich tytuł, dodając pola, a nawet odrywając arkusze rozliczeniowe. Możesz także skonfigurować specjalne sekcje, takie jak zastrzeżenia prawne lub notatki dla klientów.
