Faktura za usługi to dokument, który dostarcza klientom szczegółów potrzebnych do dokonania płatności za konkretny projekt. Powinna zawierać kompletny wykaz wykonanych usług, dane kontaktowe firmy oraz określony termin płatności faktury.
Biznes oparty na usługach zależy od regularnych płatności od klientów za wykonaną pracę. Dlatego ważne jest stworzenie profesjonalnego szablonu faktury, który będzie prosty i łatwy do odczytania.
1. Wybierz usługę
Kiedy tworzysz zamówienie na usługę, jest ono automatycznie księgowane jako faktura. Czasami jednak musisz wystawić fakturę za usługę, która nie jest związana ani z umową, ani z zamówieniem usługi.
Możesz dodać usługę do faktury, wybierając ją z menu rozwijanego produktu lub ręcznie wprowadzając jej opis i cenę. Możesz również dodać komentarze, rabaty i inne szczegóły do linii usługi.
Wyznacz rachunek do konta i lokalizację dla linii usługi, aby Twój klient otrzymał fakturę za tę linię z wybranego konta. Jest to oddzielne od kont i kontaktów, które wprowadzasz dla strony w wierszu Podsumowanie.
Aplikacja automatycznie drukuje wiersze umowy i objęte nimi podwiersze na fakturach klientów, chyba że usuniesz zaznaczenie pola wyboru Flaga drukowania faktur. Jest to przydatne, jeśli chcesz wykluczyć jedną lub więcej linii z drukowanej faktury, ale uwzględnić je w cenie na fakturze klienta.
2. Wybierz klienta
Klienci często płacą swoje rachunki w kolejności ich otrzymania, dlatego ważne jest, aby wysyłać faktury jak najszybciej. Pomoże Ci to szybciej otrzymać zapłatę i uniknąć potencjalnych opóźnień.
Nazwa i dane kontaktowe Twojego klienta powinny być umieszczone na górze faktury. Dzięki temu każda osoba czytająca fakturę będzie mogła łatwo ją znaleźć i skontaktować się z Tobą w celu dokonania płatności lub omówienia ewentualnych pytań.
Nagłówek identyfikujący Twoją firmę powinien również znaleźć się na górze faktury, wraz z Twoją nazwą i adresem siedziby. Dobrym pomysłem jest również umieszczenie logo lub linku do strony internetowej, jeśli taką posiadasz.
Następnym krokiem jest wpisanie usługi lub produktu, za który wystawiasz fakturę. Można to zrobić, wybierając kategorię z menu rozwijanego i wpisując ilość, stawkę i kwotę.
3. Wybierz datę
Jeśli świadczysz swoim klientom usługę, która wymaga wystawienia faktury, upewnij się, że data jest wyraźnie widoczna na dokumencie. Pozwoli to uniknąć zamieszania z ich strony, a także zapewni, że Twoje faktury zostaną zapłacone na czas.
Możesz wybrać datę na fakturze, klikając przycisk „Zmień”, który znajduje się obok numeru faktury po lewej stronie ekranu. W ten sposób automatycznie ustawisz datę dla tej faktury.
Alternatywnie możesz wybrać datę na fakturze, wpisując ją ręcznie w pole Data faktury. Joist ułatwia ten proces, więc zawsze możesz mieć pewność, że data na fakturze jest prawidłowa.
4. Wybierz kwotę
Podczas tworzenia umowy o świadczenie usług aplikacja automatycznie tworzy opis, który możesz wykorzystać w linii i podliniach faktury. Opis ten zawiera nazwę usługi i daty wejścia w życie oddzielone dwukropkami.
Możesz też dodać opis konkretnej usługi do wiersza i podwierszy faktury, wpisując go lub kopiując i wklejając. Opis można w razie potrzeby edytować, a także edytować kwotę opłaty za usługę, która ma być dodana do faktury.
Aby wybrać kwotę, możesz ją wpisać w pole Kwota lub wybrać wartość z listy Kwota na stronie faktury. Wartość ta jest obliczana przez system na podstawie całkowitego kosztu zamówionych produktów.
Po wybraniu kwoty pojawia się pole z możliwością zastosowania wstępnie skonfigurowanego kodu VAT. Możesz wybrać zastosowanie kodu VAT w całości, z wyłączeniem lub z wyłączeniem linii. Jeśli wybierzesz opcję wyłączenia linii, kwota podatku VAT jest obliczana poza liniami faktury i nie jest uwzględniana w każdej pozycji.
