Faktura zaliczkowa to zaliczka, którą firma wystawia swoim klientom przed realizacją zamówienia. Pomaga ona firmom w prowadzeniu księgowości memoriałowej, kontrolowaniu marży zysku i zwiększaniu zadowolenia klientów.
Przedpłata może być rejestrowana w strukturze księgowości memoriałowej lub kasowej. Tak czy inaczej, przedpłatę należy zarejestrować w momencie wystąpienia zdarzenia finansowego.
1. Utwórz rezerwację
Rezerwacja to zobowiązanie do zakupu lub skorzystania z produktu lub usługi. W zależności od branży może to być umowa, umowa bez umowy lub płatność dokonana przed dostarczeniem produktu lub usługi.
Jest to kluczowy wskaźnik popytu i reakcji rynku na produkt lub usługę, a także dobry sposób na ocenę kondycji finansowej i ścieżki rozwoju. Ponadto może pomóc zespołom sprzedaży rozszyfrować przepływ przychodów i zacieśnić proces pozyskiwania nowych klientów, utrzymywania obecnych i podnoszenia ich kwalifikacji.
Dobrą praktyką jest tworzenie faktur przedpłaconych, kiedy klient zgadza się zapłacić za produkty lub usługi przed ich dostarczeniem. Można to zrobić z wielu powodów, na przykład w celu zapewnienia opcji wczesnego zamawiania lub zaoferowania specjalnej ceny, aby zachęcić klienta do dokonania przedpłaty w późniejszym terminie.
2. Wybierz metodę płatności
Faktury zaliczkowe mogą pomóc Ci w zbieraniu zaliczek od klientów, zanim otrzymają Twoje towary lub usługi. Mogą one być ustalone jako procent od całości zamówienia lub jako stała kwota.
Niezależnie od tego, czy sprzedajesz towary, świadczysz usługi na żądanie, czy oferujesz profesjonalne usługi, masz możliwość ustalenia własnych zasad płatności. Określając preferowane metody, możesz zwiększyć prawdopodobieństwo otrzymania płatności na czas.
Wybierz metodę płatności z listy rozwijanej. Możesz wybrać jeden z wielu typów płatności, w tym faktury inteligentne i płatności kartą kredytową.
Następnie kliknij przycisk ze znakiem dolara obok faktury, do której chcesz dopasować przedpłatę. Umożliwi to dodanie kwoty płatności i zapisanie jej.
Następnie możesz zastosować przedpłatę do jednej lub kilku zatwierdzonych faktur lub cofnąć ją do faktury, która już została zastosowana. Możesz także użyć tej funkcji, aby skompensować przedpłatę z rachunkiem, który jest jeszcze wymagalny, lub aby odpisać różnicę między przedpłatą a fakturą.
3. Wybierz datę płatności
Jeśli potrzebujesz zebrać przedpłaty przed wystawieniem faktury, możesz utworzyć fakturę przedpłaconą. Jest to świetny sposób na uzyskanie szacunku, następnie przedpłaty, a na końcu faktury końcowej. Jest to szczególnie przydatne, gdy sprzedawcy proszą o przedpłaty przed wysłaniem zamówienia.
Faktury zaliczkowej możesz użyć w systemie księgowym, aby zaksięgować kwotę przedpłaty w pozycji wierzyciel (sprzedawca) po stronie debetowej bilansu. Przedpłata pojawi się w księdze zobowiązań w tym samym roku, w którym ją otrzymasz i nie pojawi się w rocznym sprawozdaniu finansowym.
Aby zastosować przedpłatę, musisz wybrać fakturę lub faktury, do których zostanie ona zastosowana, z listy zatwierdzonych i nie w pełni opłaconych faktur. Możesz też wpisać zapytanie, aby je znaleźć. Gdy to zrobisz, Księgowość automatycznie utworzy nowe rozkłady odwrotne przedpłat, które skompensują kwotę przedpłat na wybranych fakturach.
