Kiedy kupujesz towary lub usługi online, otrzymujesz rachunek. Może to być faktura, paragon lub nawet rachunek za kartę kredytową.
Adres rozliczeniowy jest ważny z wielu powodów. Pomaga firmie w weryfikacji autoryzowanego użycia karty debetowej lub kredytowej. Pozwala też firmie wysyłać papierowe kopie rachunków i wyciągów bankowych.
Nazwa firmy
Nazwa firmy na fakturze powinna być pełną nazwą Twojej firmy, czy to jednoosobowej, czy zarejestrowanej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Powinna ona również zawierać adres handlowy oraz wszelkie dane kontaktowe (numer telefonu i adres e-mail). Dobrze jest używać jednolitej nazwy firmy dla każdego klienta, aby później łatwo było znaleźć dane jego konta.
Nazwę firmy i adres na fakturze możesz zaktualizować w ustawieniach konta i rozliczeń. Aby to zrobić, kliknij nazwę swojego konta w prawym górnym rogu, a następnie kliknij opcję Konto i rozliczenia.
Adres firmy na fakturze to legalny adres firmowy, którego używamy do wysyłania korespondencji, jeśli nie podałeś adresu do korespondencji. Może to być skrytka pocztowa lub biuro rachunkowe poza siedzibą firmy. Powinieneś aktualizować adres firmy na fakturze za każdym razem, kiedy otrzymasz od nas nowy list lub fakturę. Dobrze jest też aktualizować adres firmy, kiedy zmienia ona swoją nazwę prawną. W ten sposób unikniesz wysłania faktury w niewłaściwe miejsce. Aby uzyskać więcej wskazówek na temat tego, jak poprawić wizerunek swojej firmy i jak najlepiej wykorzystać swój marketing, zapisz się na mój bezpłatny cotygodniowy biuletyn!
Adres
Adres na fakturze może się różnić w zależności od stanu, w którym się znajduje, w zależności od przepisów podatkowych i regulacji obowiązujących w danym stanie, ale jest to istotna informacja dla każdego właściciela firmy. Może to być wszystko – od adresu handlowego po adres siedziby, jeśli jesteś spółką z ograniczoną odpowiedzialnością. W widocznym miejscu należy umieścić również numer telefonu służbowego i adres e-mail. Te informacje pomogą Ci śledzić wszystkie kontakty i upewnić się, że nie przegapisz telefonu lub wiadomości od ulubionego klienta. Najlepszym sposobem na to jest korzystanie z internetowego portalu klienta do zarządzania kontaktami, w tym do żądania od klientów informacji kontaktowych za pośrednictwem poczty elektronicznej lub czatu. Aby to zrobić, wystarczy zalogować się do portalu i wybrać opcję Klient > Moje konto. W portalu klienta zobaczysz listę wszystkich swoich klientów wraz z linkiem do ich danych. Warto skontaktować się z każdym z nich, aby zweryfikować dane kontaktowe i w razie potrzeby je zaktualizować.
Numer telefonu
Kiedy wystawiasz fakturę klientowi, ważne jest, aby upewnić się, że wysyłasz ją na właściwy adres. Jeśli wyślesz ją na zły adres, a klient nie zapłaci rachunku w terminie, może to bardzo zaszkodzić relacjom Twojej firmy z klientem.
Faktury powinny zawierać numer, pod który odbiorca może zadzwonić, aby zadać pytanie dotyczące faktury lub statusu płatności. Może to być numer telefonu ustawiony w polu adresu rozliczeniowego lub adresu zwrotnego w programie QuickBooks Online (QBO). Numer ten można również dodać do własnego szablonu faktury, z którego korzystasz.
Numer telefonu jest kluczowym elementem procesu fakturowania, ponieważ pomaga w komunikacji z klientami, udzielaniu im odpowiedzi na pytania, które mogą mieć, a także w terminowym wysyłaniu przypomnień o płatnościach. Numer ten może być automatycznie wprowadzony do pól adresu rozliczeniowego lub zwrotnego w programie QBO lub możesz dodać go jako pole w niestandardowym szablonie faktury.
Numer telefonu na fakturze można wprowadzić automatycznie, wybierając wartość zawierającą imię, nazwisko i telefon biurowy. Aby to zrobić, musisz dodać symbol miejsca do trzeciego pola w swoim szablonie QBO.
