Nieprawidłowy nabywca na fakturze może być bardzo kosztownym błędem, ponieważ może nie tylko opóźnić otrzymanie zapłaty, ale także spowodować utratę reputacji. Zazwyczaj jest to prosty błąd, który można naprawić, sprawdzając nazwę odbiorcy na fakturze i weryfikując jej poprawność. Jeśli jednak jest to częsty problem, może to wskazywać na problemy systemowe, które należy rozwiązać na głębszym poziomie.
1. Sprawdź numer faktury
Faktury są ważne dla śledzenia sprzedaży i płatności. Ułatwiają znalezienie niezapłaconych faktur, uniknięcie podwójnych płatności i przygotowanie się do przyszłych. Ale błędy mogą się zdarzyć. Nawet jeśli nie myślisz o nich zbyt wiele, mogą doprowadzić do wielu kłopotów i problemów, kiedy będziesz musiał zapłacić dostawcy.
Na szczęście możesz wcześnie wychwycić te błędy i zapobiec im. Po pierwsze, sprawdź dokładnie numer swojej faktury przed wysłaniem jej do klienta. Jeśli masz niewłaściwego nabywcę, koniecznie zmień go od razu i wyślij poprawiony dokument.
Nie zapomnij też sprawdzić nazwiska odbiorcy. Nierzadko zdarza się, że osoba, która zajmuje się Twoimi fakturami, zmienia stanowisko lub odchodzi z firmy, dlatego ważne jest, aby co jakiś czas sprawdzać to ponownie. Jeśli nie masz na to czasu, rozważ korzystanie z oprogramowania finansowego, które automatycznie wysyła lub wysyła faktury bezpośrednio do właściwej osoby odpowiedzialnej za płatności.
3. Sprawdź datę faktury
Poprawnie datowana faktura nie tylko pozwoli Ci zaoszczędzić czas i pieniądze, ale także uniknąć kosztownych błędów. Jest to szczególnie ważne, jeśli prowadzisz małą firmę, która polega na niewielkiej liczbie pracowników wykonujących żmudne zadanie zbierania płatności od klientów. Pilnowanie tych szczegółów sprawi, że nie będziesz miał wątpliwości co do stanu finansów firmy. Posiadanie aktualnych faktur to najlepszy sposób na uniknięcie niebezpieczeństwa nieściągalności wierzytelności i oszustw związanych z kartami kredytowymi. Daje Ci to również możliwość poprawienia jakości obsługi klienta. Ważne jest, żebyś znał swojego klienta po imieniu i rozumiał jego potrzeby, dzięki czemu będziesz w stanie zapewnić mu najwyższą jakość obsługi.
4. Sprawdzanie kwoty faktury
Jest kilka rzeczy, które musisz sprawdzić na fakturach przed przekazaniem ich do zapłaty. Jedną z nich jest kwota faktury. Ma ona kluczowe znaczenie dla upewnienia się, że dostawca obciąża Cię za zamówione towary lub usługi. Kwota powinna zgadzać się z cenami podanymi na zamówieniu i dowodach dostawy. Ponadto należy sprawdzić, czy podatki i rabaty zostały zastosowane prawidłowo.
Data faktury to kolejny ważny aspekt, który należy wziąć pod uwagę. Nieprawidłowe daty mogą utrudnić odnalezienie faktury dla celów przyszłej kontroli. Może też utrudnić obliczanie podatków. Co więcej, może prowadzić do podwójnych płatności. Aby uniknąć tych problemów, ważne jest, aby za każdym razem, kiedy otrzymujesz nową fakturę, dwukrotnie sprawdzić jej datę. Dobrym pomysłem może być nawet aktualizowanie numerów faktur na koniec każdego okresu rozliczeniowego. W ten sposób będziesz mógł śledzić wszystkie faktury wystawione przez sprzedawców.
