Przechowywanie paragonów to świetny pomysł, ponieważ pomaga w śledzeniu wydatków biznesowych i wspiera odliczenia w czasie podatków. Pomoże Ci to również zorganizować się, jeśli kiedykolwiek będziesz musiał zostać skontrolowany przez IRS.
Pokwitowania są kluczowym dokumentem dla celów podatkowych, więc powinieneś je przechowywać przez co najmniej sześć lat. Możesz zeskanować luźne paragony do cyfrowego systemu przechowywania danych lub przechowywać pisemne zapiski w segregatorze, aby mieć do nich łatwy dostęp.
Podatki
Paragony dla celów podatkowych są świetnym sposobem na udowodnienie, ile wydajesz i o jakie odliczenia możesz się ubiegać. Jednak ich przechowywanie przez lata może być kłopotliwe.
Urząd Skarbowy zaleca przechowywanie paragonów przez trzy lata. Jest to zazwyczaj wystarczający okres, by rząd mógł skontrolować dokumentację pod kątem potencjalnych oszustw lub niedopłat.
Możesz jednak chcieć przechowywać inne dokumenty związane z biznesem dłużej. Na przykład, jeśli ogłosisz bankructwo lub sprzedasz firmę, możesz potrzebować dokumentacji nawet przez sześć lat.
Papierowe paragony z czasem blakną, więc ich digitalizacja może ułatwić ich uporządkowanie dla celów podatkowych. Możesz zeskanować paragony i zapisać je jako pliki PDF, aby mieć do nich łatwy dostęp na dowolnym urządzeniu. Możesz nawet skompresować pliki PDF, aby przyspieszyć ich przesyłanie.
Ubezpieczenie
Ubezpieczenie to siatka bezpieczeństwa finansowego, która pomaga ludziom i ich bliskim odzyskać pieniądze po nieoczekiwanych zdarzeniach, takich jak zniszczenie lub kradzież. Działa poprzez łączenie ryzyka klientów i ułatwianie im płacenia składek.
Firma ubezpieczeniowa wypłaca odszkodowanie posiadaczowi polisy lub wyznaczonemu odbiorcy, zwanemu beneficjentem, zgodnie z warunkami polisy. Istnieje wiele różnych rodzajów ubezpieczeń, w tym polisy na życie, zdrowie i niepełnosprawność, a także ubezpieczenia domu i samochodu.
Na przykład, paragony za drogie zakupy do domu – meble, dywany, sprzęt elektroniczny i inne przedmioty o dużej wartości – powinny być zachowane na wypadek, gdybyś musiał zgłosić roszczenie ubezpieczeniowe lub skorzystać z gwarancji na dany przedmiot. Zachowaj także rachunki za większe ulepszenia w domu, które podnoszą jego wartość, takie jak przebudowa kuchni czy nowa podłoga w całym domu.
Jeśli chodzi o rachunki za leczenie, powinieneś je przechowywać tylko do czasu zakończenia leczenia i otrzymania zapłaty lub jej uregulowania. Możesz odliczyć pewne wydatki medyczne w swoim zeznaniu podatkowym, ale tylko wtedy, gdy przekraczają one 10% twojego skorygowanego dochodu brutto.
Kredytodawcy
Kredytodawcy mogą wymagać pokwitowań za zakupy dokonane służbową lub osobistą kartą kredytową. Mogą również wymagać ich przedstawienia, jeśli składasz wniosek o gwarancję na zakupiony produkt.
Podatek skarbowy zaleca, aby paragony były przechowywane przez co najmniej trzy lata po dokonaniu zakupu, ponieważ dokumenty te mogą pomóc w potwierdzeniu twoich dochodów i odliczeń. Jednak niektórzy wierzyciele i ubezpieczyciele mogą wymagać wglądu w dokumentację przez dłuższy czas, aby zweryfikować Twoje roszczenia.
Paragony powinny być przechowywane w bezpiecznym miejscu, do którego dostęp mają tylko upoważnieni pracownicy. Może to być zamknięte pomieszczenie, szafka na dokumenty lub zaszyfrowana cyfrowa kopia paragonów.
Paragony z kart kredytowych zawierają prywatne informacje o klientach, więc muszą być bezpieczne przed kradzieżą lub oszustwem. Z tego powodu firmy powinny przechowywać paragony z kart kredytowych przez co najmniej 18 miesięcy od daty sprzedaży.
Personalne
Paragony są świetnym sposobem na śledzenie wydatków osobistych i innych spraw osobistych, takich jak zapisy gwarancyjne czy roszczenia ubezpieczeniowe. Mogą być również przydatne dla właścicieli firm, którzy chcą śledzić zakupy i wzrost sprzedaży.
Jednakże to, jak długo należy przechowywać paragony, może zależeć od twojej osobistej sytuacji i tego, czy są one związane z podatkami, kartami kredytowymi czy innymi kwestiami finansowymi. Ogólnie rzecz biorąc, większość paragonów za rzeczy codziennego użytku, takie jak artykuły spożywcze czy paliwo, powinna być wyrzucona po potwierdzeniu, że wyciąg z karty kredytowej lub konto bankowe zgadzają się z zakupem.
Jeśli masz firmę, warto przechowywać paragony przez co najmniej trzy lata na wypadek kontroli. Możesz je przechowywać w szufladzie z dokumentami, ognioodpornym pudełku lub w skrytce depozytowej.
Kiedy będziesz otrzymywać kolejne paragony, segreguj je według kategorii lub roku w osobnych folderach i kopertach. Pomoże Ci to szybko je znaleźć w późniejszym czasie, gdy będą potrzebne, a także zmniejszy ryzyko ich zagubienia z powodu problemów z fizycznym przechowywaniem, takich jak kradzież lub pożar.
