Jeśli sprzedajesz cyfrowe lub fizyczne towary lub usługi klientowi w UE, musisz zaksięgować fakturę zakupu. Dzięki niej dowiesz się, kto jest dostawcą, jakie towary lub usługi Ci sprzedał oraz ile podatku od sprzedaży zapłacił rządowi.
Używanie funkcjonalnego, kompatybilnego oprogramowania może pomóc Ci spełnić wymagania dotyczące prowadzenia dokumentacji cyfrowej. Nie zmienia to jednak potrzeby przechowywania dokumentacji w oryginalnej formie.
1. Identyfikacja dostawcy
Jeśli planujesz wystawić fakturę zakupu z UE, możesz być ciekawy, jak ją prawidłowo zaksięgować. Kluczem do tego jest znajomość właściwego kraju w danych rejestracyjnych dostawcy oraz numeru NIP, jeśli dotyczy.
W Coupa możesz zobaczyć odpowiednie informacje dla danego dostawcy na swoim pulpicie nawigacyjnym. Następnie możesz rozpocząć nową fakturę, wybierając Nowa faktura i wybierając dostawcę z listy lub wpisując jego nazwę w polu.
Jeśli masz bardziej szczegółowe pytania, wybierz i wypełnij szablon zgłoszenia do pomocy technicznej. Dzięki temu nasz zespół pomocy technicznej będzie mógł jak najlepiej pomóc Ci w odpowiedzi na Twoje pytanie. Najważniejszą rzeczą, o której należy pamiętać, jest cierpliwość i podanie jak największej ilości informacji. Nasz zespół wsparcia odpowie Ci tak szybko, jak to możliwe. Portal Coupa Supplier to rozwiązanie oparte na chmurze, które sprawia, że łączenie się z firmą AstraZeneca i zarządzanie zamówieniami zakupu oraz fakturami w jednym miejscu jest łatwiejsze niż kiedykolwiek.
2. Identyfikacja towarów lub usług
Gdy dostarczasz towary lub usługi klientom w UE, często musisz naliczać im podatek od towarów i usług (VAT) zgodnie z lokalnymi przepisami. Zasady te zależą od miejsca, w którym się znajdujesz, od tego, co sprzedajesz i od tego, czy klientem jest firma, czy osoba fizyczna. Istnieją jednak pewne podstawowe kroki, które możesz wykonać, aby zachować zgodność z tymi przepisami.
Po pierwsze, musisz zweryfikować numer VAT swojego klienta. Możesz to zrobić, sprawdzając stronę internetową Komisji Europejskiej VIES.
3. Zaksięguj fakturę
Prowadząc interesy w UE, musisz przestrzegać wielu zasad. Jednym z najważniejszych są przepisy dotyczące podatku od towarów i usług (VAT). Aby ułatwić Ci poruszanie się w tym obszarze, przygotowaliśmy listę najczęstszych wymogów dotyczących podatku VAT oraz informację o tym, kiedy powinieneś o nich wiedzieć.
Dobrą wiadomością jest to, że wymogi te są generalnie jasne i ujednolicone w całej Europie. Chociaż mogą występować pewne różnice w szczegółach, nadal możliwe jest stworzenie faktury, która będzie akceptowalna w większości jurysdykcji.
Najlepszym sposobem na zaksięgowanie zwycięskiej faktury jest skontaktowanie się z nowym partnerem biznesowym i poproszenie o numer VAT jego firmy wraz z dowodem lokalizacji. To powinno dostarczyć Ci wszystkich informacji potrzebnych do stworzenia indywidualnego, niesztampowego rachunku elektronicznego. Teraz możesz przejść do przyjemnych rzeczy! Następnym krokiem jest zidentyfikowanie i zarządzanie innymi podmiotami płacącymi podatki w Twoim łańcuchu dostaw.
4. Wyślij fakturę
Księgując fakturę zakupu z UE, musisz spełnić pewne wymagania. Wynikają one z Dyrektywy UE w sprawie podatku VAT oraz lokalnych przepisów dotyczących podatku VAT.
Z reguły klienci biznesowi z UE muszą podać Ci swój NIP, czyli numer zawierający prefiks kraju. Możesz go dodać, przechodząc do zakładki Zarządzaj informacjami podatkowymi w szablonie faktury.
Faktury muszą również zawierać datę, do której muszą zostać zapłacone. Jest to najlepsza praktyka, a Stripe domyślnie wypełnia to pole.
Oprócz daty, do której klient musi zapłacić, faktura powinna zawierać cenę jednostkową towarów lub usług (bez podatku), zniżki i rabaty oraz wszelkie inne stosowne odniesienia. Ponadto niektóre transakcje są zwolnione z podatku VAT, jak na przykład wewnątrzunijne dostawy nowych środków transportu.
Niektóre kraje mogą wymagać wystawienia faktury za świadczenie usług doradczych. Może to być skomplikowana kwestia i często to poszczególne państwa członkowskie określają swoje specyficzne zasady.
