Płace to jeden z najważniejszych aspektów prowadzenia firmy. Obejmuje ona obliczanie wynagrodzeń pracowników, potrącanie podatków i wypłacanie wypłat na czas.
Rejestrowanie listy płac w księgach rachunkowych jest skomplikowanym procesem, który może być trudny do przeprowadzenia. Aby uniknąć błędów i zwiększyć efektywność księgowości, powinieneś dowiedzieć się, jak prawidłowo zaksięgować wpis do dziennika listy płac.
Zaczynamy
Jeśli jesteś początkujący, masz kilka możliwości, jeśli chodzi o księgowanie listy płac. Musisz zdecydować, co jest najlepsze dla Twojej firmy i Twoich klientów – od samodzielnego prowadzenia księgowości po skorzystanie z usług serwisu.
Wybór odpowiedniego systemu do obsługi listy płac i ewidencji czasu pracy Twoich pracowników jest kluczem do utrzymania jak najbardziej efektywnego przepływu pracy. Oprogramowanie płacowe, takie jak Sling, może zmniejszyć koszty ogólne i zwiększyć produktywność dzięki automatyzacji żmudnych procesów, takich jak śledzenie czasu pracy.
Zaczynanie pracy z listą płac może być trudnym zadaniem, ale można to zrobić przy minimalnym wysiłku. Niezależnie od tego, czy chcesz samodzielnie księgować listę płac, czy skorzystać z usług firmy zewnętrznej, poniżej przedstawiamy kroki, które powinieneś podjąć, aby wszystko było gotowe i działało. Warto poświęcić czas i energię, by znaleźć najlepsze rozwiązanie dla swojej firmy. Przy odrobinie planowania będziesz w dobrej formie, aby zrealizować cele biznesowe i zapewnić swoim pracownikom przywileje, na które zasługują.
Koszty
Koszty płacenia pracownikom i niezależnym wykonawcom – zarówno etatowym, jak i godzinowym – są jednym z największych wydatków ponoszonych przez większość firm. Kluczowe jest rozsądne zarządzanie wydatkami na listy płac, aby uniknąć zbędnych wydatków i utrzymać dobrze prosperujący biznes.
Koszty związane z księgowaniem listy płac obejmują podatki od wynagrodzeń, składki ubezpieczeniowe i składki pracodawcy na plany świadczeń pracowniczych. Zarządzanie kosztami wynagrodzeń to czasochłonne zadanie, które wymaga szczególnej uwagi.
Rejestrowanie zapisów w dzienniku dotyczących listy płac jest niezbędne, aby księgi były dokładne i aktualne. Te zapisy w dzienniku to zazwyczaj kombinacja debetów i kredytów, które muszą być równe, aby księgi były zbilansowane.
Rejestrując listę płac, zwykle obciążasz koszty wynagrodzeń brutto i uznajesz wszystkie konta zobowiązań. Następnie zapisujesz kwotę pieniędzy, którą jesteś winien, a która nie została jeszcze zapłacona. Ta kwota jest zobowiązaniem, więc obciążasz nią konto zobowiązań i uznajesz środki pieniężne.
Podatki od wynagrodzeń
Podatki od wynagrodzeń są jednym z największych kosztów w rachunku zysków i strat. Są to podatki federalne i stanowe, które pochodzą z wynagrodzeń pracowników, napiwków, pensji, prowizji lub innych rekompensat.
Wysokość podatku od wynagrodzeń, który musisz pobierać, zależy od informacji, które pracownik wypełni na swoim formularzu W-4. Rząd używa tych podatków do finansowania Social Security i Medicare.
Kiedy księgujesz listę płac, obciążasz konta kosztów wynagrodzeń wynagrodzeniem brutto i uznajesz każde konto zobowiązań z tytułu potrąceń, aby zarejestrować każdą kwotę potrąconego wynagrodzenia. Zapisujesz również uznanie konta zobowiązań płacowych dla płacy netto, która jest zarobkiem brutto pomniejszonym o wszelkie obowiązkowe i dobrowolne potrącenia.
Po dokonaniu wstępnego zapisu dokonaj drugiego wpisu w dzienniku, aby odwrócić zobowiązania i zmniejszyć konto środków pieniężnych w celu przekazania podatków pracodawcy. Oprócz odprowadzania federalnych i stanowych podatków od wynagrodzeń, może być również konieczne zgłaszanie i płacenie podatków lokalnych lub innych.
Płatności
Płace są jednym z najbardziej złożonych wydatków, które może śledzić firma. Może wiązać się z różnymi płatnościami i metodami księgowania, dlatego ważne jest, aby upewnić się, że jest to zrobione poprawnie.
Proces księgowania listy płac polega na rejestrowaniu wydatków i zobowiązań pracowniczych oraz wszelkich innych poniesionych wydatków lub potrąceń. Te wpisy w dzienniku są zapisywane po lewej stronie księgi, a obciążenia i uznania muszą być dokładnie równe, aby księgi były w równowadze.
Po zakończeniu obliczeń Twoim zadaniem jest wypisanie czeku na całą kwotę. W QuickBooks Online zapisujesz czek z odpowiednim podziałem na wynagrodzenie brutto i potrącenia, a także płatność podatkową, która uwzględnia zarówno część pracodawczą podatków Social Security i Medicare, jak i wszelkie potrącenia.
Gdy czeki są już gotowe, możesz je przekazać do wypłaty pracownikom. Niezależnie od tego, czy korzystasz z bezpośredniej wpłaty, czy z papierowych czeków, ten krok jest niezbędny, aby upewnić się, że firma otrzyma wynagrodzenie na czas i w pełnej wysokości.
