Faktury to legalny sposób, w jaki sprzedawca sprzedaje towary i usługi kupującemu. Zawierają listę zakupionych towarów, ich ilość, cenę sprzedaży i inne szczegóły.
Błędy w fakturowaniu mogą prowadzić do problemów z przepływem gotówki i relacji z klientami. Aby temu zapobiec, oto kilka typowych błędów w fakturach, których należy unikać.
Nota debetowa
W księgowości nota debetowa to wpis informujący klientów o konieczności dokonania korekty na ich koncie. Ten wpis może zmniejszyć lub zwiększyć ich saldo.
Powszechną praktyką w branży bankowej jest wystawianie not obciążeniowych, kiedy klient jest obciążany opłatami. Mogą to być opłaty za zwrócone czeki, opłaty za niewystarczające środki, opłaty za wypożyczenie sprzętu, opłaty za odsetki i opłaty za drukowanie czeków.
Nota debetowa może być również użyta do skorygowania niedokładnego salda na rachunku. Może się to zdarzyć, gdy klient popełni błąd w informacji o płatności.
Są trzy główne powody wystawienia noty debetowej: transakcje bankowe, rozliczenia przyrostowe i wewnętrzne kompensaty. Transakcje bankowe to opłaty i inne obciążenia naliczane przez bank, rozliczenia przyrostowe to sytuacje, w których klient został obciążony zbyt niską kwotą z powodu błędu, a wewnętrzne kompensaty służą do wyrównania niewielkich sald na kontach klientów.
Nota kredytowa
Kiedy klient zwraca towar lub zmienia zdanie na temat usługi, możesz potrzebować wystawić notę kredytową. Zmniejsza to saldo należności dla obu stron i pomaga utrzymać czystość w księgach.
Podobnie dział zobowiązań może potrzebować tworzyć noty kredytowe za polecenie klienta, złe długi i odpisywać czeki zwrotne klientów. Można to zrobić ręcznie lub za pomocą modułu Accounts Receivable lub przy użyciu rekordu Customer Explorer.
Jeśli Twoja organizacja używa kodu podatkowego dla każdego produktu, można wybrać opcję tax-inclusive podczas tworzenia noty kredytowej. Opcja tax-inclusive automatycznie obliczy prawidłowe podatki dla sprzedaży i zastosuje je do kwoty noty kredytowej.
Gdy nota kredytowa zostanie zastosowana do faktury, kwota płatności wyświetlona w sekcji Zaległe faktury będzie kwotą noty kredytowej. Dotyczy to całej noty kredytowej lub jej części. Jeśli chcesz zastosować tylko część noty kredytowej, wpisz tę kwotę w kolumnie Kwota kredytu i kliknij Zastosuj.
Faktura mieszana
Faktura mieszana to unikalny rodzaj dokumentu, który zawiera informacje zarówno o obciążeniach kredytowych, jak i debetowych. Całkowita kwota na tym dokumencie może być dodatnia, ujemna lub zerowa.
Ogólnie ten szablon faktury jest przydatny dla freelancerów, którzy wystawiają rachunki za wiele projektów z różnymi terminami płatności. Na przykład, jeśli zmniejszasz całkowitą kwotę, którą klient jest ci winien za jeden projekt, a zwiększasz ją za inny, faktura mieszana jest właściwym sposobem, by to pokazać.
Jeśli chcesz dopasować lewą fakturę do zamówienia zakupu lub innej faktury, warto zapisać datę faktury i warunki netto. Warto też rozważyć dodanie zachęty w postaci rabatu za wcześniejszą płatność.
Jeśli jesteś firmą, która wysyła produkty za granicę, możesz stworzyć faktury handlowe, które zawierają szczegóły sprzedaży dla potrzeb cła. Dokumenty te zawierają opis produktu, jego wagę, wartość i format opakowania. Mogą być pomocne w ustalaniu taryf i podatków dla klientów międzynarodowych.
Zamówienie zakupu
Zamówienie zakupu jest pierwszą oficjalną ofertą złożoną sprzedawcy przez kupującego. Określa potrzebne elementy, zamawianą ilość, preferowaną cenę, warunki płatności i harmonogram dostaw.
Jest to dokument prawny, który chroni obie strony i zapewnia ścieżkę audytu. Jest to również skuteczny sposób kupowania i sprzedawania produktów lub usług, ponieważ zmniejsza ryzyko zarówno po stronie kupującego, jak i sprzedającego.
Jeśli Jan ma firmę z ustalonym procesem zakupów, jego prośba o uzupełnienie zapasów materiałów biurowych będzie miała jasną drogę zatwierdzenia. Może trafić do kierownika ds. marketingu lub do dyrektora finansowego, w zależności od progów wydatków i procesów zakupowych.
Gdy towar dotrze, odbiorca podaje numer zamówienia na formularzu wysyłkowym i wprowadza go do systemu księgowego. Księgowy może następnie użyć trójstronnego dopasowania, aby upewnić się, że szczegóły zamówienia zgadzają się na fakturze, liście przewozowym i w kartotece zapasów firmy.
