Jeśli jesteś przedsiębiorcą zarejestrowanym jako podatnik VAT, musisz prowadzić cyfrową ewidencję swoich dostaw. Ma to na celu umożliwienie podziału należnego podatku dochodowego.
Niektóre firmy nie wystawiają indywidualnych faktur za każdą dostawę, ale zamiast tego prowadzą zestawienie dostawców. Może to zmniejszyć ryzyko, że faktury zostaną pominięte lub wpisane dwukrotnie. Pomaga to również HMRC zrozumieć kwotę podatku VAT, którą firma jest zobowiązana zapłacić.
Faktury
Faktury są kluczową częścią cyklu księgowego Twojej firmy. Dokumentują wszystkie transakcje sprzedaży i zakupu oraz pomagają śledzić płatności od klientów. Umożliwiają także sprawdzenie, czy klient zapłacił właściwą kwotę.
Aby wysyłać faktury drogą elektroniczną, musisz korzystać z funkcjonalnego, kompatybilnego oprogramowania, które spełnia zasady cyfrowego połączenia określone w paragrafie 10. Możesz wysyłać faktury VAT tylko z systemu, który został zaprojektowany do tego celu i spełnia wymogi zasad określonych przez HMRC.
Po przygotowaniu oprogramowania możesz wysłać klientowi fakturę elektroniczną, wysyłając wiadomość e-mail z systemu księgowego. Następnie możesz umieścić przycisk „zapłać teraz”, który integruje się z każdą aplikacją płatniczą i pozwala klientowi zapłacić za fakturę kartą debetową lub kredytową. W ten sposób ułatwisz swoim klientom realizację transakcji płatniczej i zapewnisz płynny przepływ informacji z jednego systemu do drugiego.
Płatności
Płatności są ważną częścią prowadzenia biznesu i jeśli zrobisz to dobrze, Twoi klienci chętnie Ci zapłacą. Mogą one mieć formę gotówki, czeków, przelewów lub kart kredytowych. W zależności od branży, w której działasz, możesz również przyjmować płatności za pomocą telefonów komórkowych lub kryptowalut, takich jak bitcoin. Jeśli działasz w wyżej wymienionej branży, musisz pomyśleć o włączeniu tego typu transakcji do standardowych procedur księgowych.
Możesz mieć szczęście, że masz do tego celu specjalny dział, ale nawet jeśli nie, to dobrze zaplanowana strategia finansowa może pomóc Ci uniknąć problemów z przepływem gotówki. Może to obejmować wprowadzenie automatycznych procesów śledzenia wpływów i wypłat, włączenie do codziennych działań opcji płatności kartą kredytową lub innych płatności elektronicznych oraz solidny plan zarządzania księgami na koniec miesiąca. Najlepszym sposobem na to jest posiadanie jasnego i zwięzłego biznesplanu, który poprowadzi cię przez to wszystko.
Zwroty
Wszystkie firmy muszą prowadzić określone rejestry i rachunki, które wykorzystują do wypełnienia deklaracji VAT. Zgodnie z dyrektywą Making Tax Digital (MTD), muszą one być prowadzone w formie cyfrowej, w funkcjonalnym, kompatybilnym oprogramowaniu.
Na przykład, firma działająca w jednym lokalu przy głównej ulicy używa kasy fiskalnej do skanowania produktów i określania odpowiedniej stawki VAT dla każdej sprzedaży. Sprzedaż jest następnie przenoszona z kasy do oprogramowania księgowego.
Oprogramowanie zestawia sprzedaż i dostarcza podsumowania dla podatku naliczonego. Wykorzystuje również obowiązkowe łącze cyfrowe do przekazania informacji DGT do arkusza kalkulacyjnego z obsługą API, umożliwiającego podsumowanie deklaracji VAT.
Arkusz ten można wysłać do HMRC drogą elektroniczną za pośrednictwem SafeSend. Po wypełnieniu szczegółów deklaracji należy podpisać formularz(e) autoryzacji e-file.
Korekty błędów
Błędy w VAT-Z mogą pojawić się z wielu powodów, od nieprawidłowych nazw produktów lub linków po błędy ortograficzne. Wysłanie e-maila korygującego do klientów może być dobrym sposobem na zwrócenie im uwagi na błąd i zachęcenie ich do podjęcia działań.
Wysyłając e-mail korygujący błąd, pamiętaj o użyciu tematu, który przyciągnie uwagę klienta i wyjaśni, dlaczego wysyłasz mu nową wiadomość. Jest to szczególnie ważne, jeśli klient po raz pierwszy otrzymał korektę.
W temacie oryginalnego maila powinno znaleźć się słowo takie jak „Ups!” lub „Przepraszamy”. Daje to klientowi pewność, że jego problem zostanie rozwiązany i może pomóc wzmocnić reputację Twojej marki.
Nowe zasady dotyczące kar za błędy oznaczają, że istnieje ryzyko, iż będziesz zobowiązany do zapłaty lub odsetek, jeśli nie poprawisz błędów w określonym czasie. Z tego powodu powinieneś selektywnie podchodzić do tego, jakie błędy wymagają korekty.
